Práctica 1

En esta práctica se diseñará la estructura organizacional de una empresa creada por los ingenieros industriales Fernando Herrero y Adrián Jerez.

La sociedad actual se mueve a una velocidad impresionante. Todos los días aparecen en el mercado productos nuevos, que sustituyen a los ya existentes. Las modas, lo novedoso y las producciones en general, tienen un ciclo de vida muy corto. Esto crea una alta competividad entre los mercados, que si no entras en esta dinámica renovandote constantemente, desapareces. La tecnología avanza a pasos de gigante y hay que aferrarse a ella.

Por esta razón hemos creado la consultoria Optimus Consulting. La función principal de nuestra empresa es la gestión de tecnologia para la innovación y el desarrollo de estrategias de futuro. Entre nuestros clientes, destacan generalmente los emprendedores, y las PYMES.

Logo de Optimus Consulting.

El objetivo principal de la consultoria, será desarrollar la mentalidad innovadora del cliente. A partir de un plan estratégico con visión a largo plazo, donde se incorporará a la empresa los conocimientos científicos y tecnológicos necesarios para mejorar su actividad productiva. Estos cambios incrementarán sus niveles de competividad, eficiencia y serán capaces de ir adaptando su negocio a las nuevas necesidades de la sociedad actual.

Para llevar a cabo el plan estrategico, se realizaran tres etapas. La primera constará en una serie de reuniones con el responsable de la empresa (cliente) y nuestro equipo de ingenieros, en las que se planteará el problema y se definirá el objetivo. Una vez esta el objetivo perfectamente definido, se realizará la segunda etapa dónde se recopila toda la información del sector al que se dedica la empresa. Posteriormente se realiza el plan de marketing y la estructura organizacional más optima. Por último quedaría la puesta en común con la empresa, trabajadores, director...etc.

El lugar de trabajo es un piso situado en Barcelona, en la calle Paseo de Gracia. Hemos escojido la capital catalana por varios motivos, comunicación, por el potencial de clientes y por la cantidad de empresas que pueden ayudarnos a externalizar alguna parte de nuestro proyecto que estan cerca de nosotros. Concretamente estamos situados en el nº 70, tocando con el Hotel Majestic. Un piso dúplex de aproximadamente 1200m², aqui trabajan los 7 ingenieros y un arquitecto, dos administrativos y el gerente.

Situación de la sede de Optimus Consulting, en Pg. de Gràcia, nº70, Barcelona

El perfil de los trabajadores es joven, entre 23 y 30 años, excepto el gerente que es un directivo de 45 años con 10 años de experiencia como directivo. Los ingenieros son cinco de ellos industriales superiores con especializaciones en organizacion industrial, construccion, electrico, termoenergético y mecánico. Otro ingeniero de telecomunicaciones, ingeniero de puentes y caminos y por último un ingeniero infórmatico. Todos ellos han acabado este año sus estudios y han tenido que pasar una serie de pruebas que la misma empresa ha pensado especificamente para ellos. Las pruebas consistían básicamente en la resolución de problemas simulados de la vida real, donde se valoraban sus dotes comprensión, rapidez en la toma de decisiones, creatividad en el modo de resolver cada situación, la motivación y el entusiasmo. Todas estas pruebas han sido supervisadas por un equipo de psicologos especializados en entrevistas de trabajo de directivos de empresa. Y la persona que se encargará de gestionar este equipo de professionales, será un Doctor ingeniero industrial con un máster en gestión empresarial y con experiencia más que suficiente en trabajos de equipo.

Ahora vamos a entrar más en detalle en la estructura organizacional de Optimus Consulting:

Especialización del trabajo:

Solo existen tres divisiones de trabajo, administración, equipo de ingenieros y el gerente. La responsabilidad del conjunto de trabajadores es propia del gerente.

Los administrativos se encargan de relacionarse con los clientes via telefono, email, de concertar las citas y han de comunicar al gerente cualquier aspecto importante en el desarrollo de cada trabajo. Los ingenieros son los encargados de realizar los diferentes proyectos a los que se dedica la empresa. El gerente se encargará de dividir las tareas entre los ingenieros como el decida que es más conveniente, este proceso se realizará en una reunión. En esta reunión cada persona puede dar su opinión sobre si la parte que se le ha asignado esta dentro de sus capacidades o cree que estaría más cómodo con otro aspecto. Todo es discutible en las reuniones. Una vez las tareas estan subdividas el gerente se encargará de supervisar y ayudar en la puesta en común de todo el trabajo.

Los aspectos de marketing y gestoría serán externalizados, ya que creemos que es un aspecto que tienen que llevar a cabo profesionales especializados. Y en la toma de decisiones trascendentes de estos aspectos se pondrán en contacto con el gerente, para que el gerente este al tanto de esta parte del trabajo externalizado que está llevando estas empresas de marketing y gestión.

Departamentalización:

La departamentalización será por producto, si entendemos por producto cada trabajo que nos encarguen nuestros clientes. Todo el equipo trabaja en el desempeño del producto, ya que cada una de las actividades que realizen los trabajadores estarán relacionadas directamente con el proyecto en el cual estará trabajando la empresa. De esta manera solo se necesita un único supervisor para cada proyecto que será el gerente.

Cadena de mando:

El gerente es el responsable directo de las decisiones tomadas por su equipo. Y el gerente conoce los detalles de los proyectos y decisiones que hayan llevado a cabo el equipo de ingenieros, para que en la reuniones con el cliente que nos ha encargado e proyecto, el gerente explique y justifique cada una de las decisiones tomadas.

La filosofia de nuestra empresa es crear un ambiente cómodo para trabajar, dónde no existen supervisores que controlen y presionen a los trabajadores. Cada trabajador sabe perfectamente cual es su trabajo y lo que se espera de él. Queremos crear un lugar de trabajo dinámico, dónde fluya la creatividad y el buen feeling entre trabajadores. Sabemos que trabajar presionados por otra persona no es productivo, sino que una persona de verdad rinde cuando este desempeñando un trabajo que le gusta, se le da bien y se siente útil por ello.

Tramos de control:

El gerente tiene un tramo de control de los ocho ingenieros y los dos administrativos, pero el gerente no tiene el peso de jefe, solo se encargará de dividir las tareas entre todos los trabajadores, gestionar a todos los empleados y estar atento al trabajo realizado, ya que es el responsable directo de las decisiones tomadas.
En el ámbito del trabajo y desarrollo de proyecto nuestra empresa es totalmente abierta, no hay tramo de control, cada trabajador sabe en la parte de proyecto que tiene que trabajar y que parte de proyecto están trabajando los compañeros. En caso de conflicto o duda entre dos ingenieros que esten trabajando en partes del proyecto cercanas, se debatira en la reunion diaria que se realiza en la empresa con todo el equipo. De esta manera optimizamos el tiempo y todo el equipo estará al tanto de los problemas que se están encontrando el resto de ingenieros. Entre todos los compañeros se resolverán las dudas o problemas que hayan surgido, siempre con la opinión del gerente que es el que coordina el proyecto.

Los administrativos estarán a disposición de todo el equipo y el gerente.

Centralización y descentralización:

Totalmente descentralizada, una vez esta el problema planteado, los ingenieros poseen libertad absoluta para decidir sobre cuestiones técnicas. El gerente se ha de responsabilizar del criterio seguido por sus ingenieros.

Una vez las tareas estan definidas, entre ingenieros nos gusta fomentar que se ayuden entre ellos, aprovechar las sinergias, seis cabezas piensan mucho mejor que una.

En nuestra empresa la descentralización es un pilar fundamental, ya que nos ayuda a mantener al personal con cierta responsabilidad que los mantiene motivados y con ganas de mejorar día a día.

Formalización:

Es una empresa poco formalizada. No hay unos puestos fijados, ni unas reglas estrictas de como se ha de trabajar. Cada proyecto se plantea de la mejor forma posible. Los puestos administrativos son los más sujetos a la monotonia.

Respecto al horario de trabajo será de 8 a 12:30h y de 15 a 17:30h. Por la tarde basicamente se realizaran reuniones, donde cada componente del equipo expone su parte al resto y se comentan posible sugerencias, mejoras o aspectos en los que hacer más hincapié.