Práctica 2

En la siguiente entrada se ha diseñado el modelo organizacional ideal para Optimus Consulting.

1. Innovación y asunción de riesgos:

- Los viernes hay reunión de brainstorming, para encontrar nuevos sistemas que nos ayuden a la hora de desarrollar nuestro trabajo, por ejemplo: sugerir cualquier tipo de solución alternativa a las que ya hay por muy inviable que parezca, una vez puesto en común los problemas dar todo tipo de alternativas, cuestionar si alguna de las ideas pueden llegar a ser viables, etc.
- Nuestro equipo es consciente de que la filosofía de nuestra empresa es reinventarse día a día, en consecuencia, ellos nos proporcionan ideas sobre posibles mejoras. Estas siempre bien recibidas y en el caso que sean viables y adecuadas se llevaran a cabo.
- Nuestros ingenieros tienen responsabilidad suficiente, para poder asumir los riesgos que se generen en sus proyectos. No es necesario que comuniquen al gerente todas sus decisiones. Al no estar presionados bajo una persona con cargo superior al suyo, que le cuestione todos sus planteamientos, fomentamos la creatividad en su trabajo.
- El gerente de nuestra empresa, se diferenció del resto directivos entrevistados por no tener miedo a tomar decisiones arriesgadas, ya que ante proyectos y cuestiones que a priori pueden parecer inviables, planteaba soluciones desde múltiples puntos de vista y de entre ellas sabia escoger la más idónea. Esta capacidad de reflexión, junto con su experiencia y el saber escuchar a su equipo fueron cruciales a la hora de escogerle.

2.- Atención al detalle:

En esta parte dividiremos el trabajo a realizar por cada integrante de la empres.

- Secretarias: Todos los clientes que precisen de los servicios de nuestra empresa se gestionaran mediante las secretarias o se derivaran a ellas. Harán una serie de cuestiones básicas, para verificar que se trata de un cliente al que nuestra empresa pueda ayudarle, ya que tendrá que ser una oferta dentro del campo de la ingeniería.

El siguiente paso será pedir al cliente que resuma brevemente el problema o proyecto que quiere que le solucionemos y que diga el campo de la ingeniería en la que el proyecto esta incluido.

Finalmente el cliente tiene que indicar una pequeña idea o boceto en el caso que quiera que sigamos unos patrones para realizar el proyecto o que quiera que le indiquemos y resolvamos los pasos a seguir para llegar a la solución que el nos indique.

Una vez resuelto el proyecto las secretarias deberán citar al jefe del proyecto y al gerente con el cliente para hacer la entrega del proyecto y para poder dar una pequeña explicación del proyecto y resolver las dudas que tenga el cliente.

En el caso, que el proyecto que vayamos a realizar, sea la participación en un concurso con diferentes empresas participantes, las secretarias deberán recopilar la información necesaria para la realización del proyecto, dicha anteriormente junto con las bases de este concurso y una vez acabado el proyecto deberán enviar, a la entidad que ha planteado el concurso, la información requerida del proyecto según las bases del concurso o presentar la documentación requerida en persona en el caso que el concurso lo requiera.

- Ingenieros: La información recopilada sobre el proyecto será entregada al gerente, que tendrá que convocar una reunión con todo el equipo de ingenieros. En dicha reunión, se debatirá sobre quien deberá ser el jefe del proyecto, que concretamente deberá ser el que tenga más experiencia i conocimientos sobre el campo de este.

Una vez elegido el jefe de proyecto, el grupo debatirá la repartición del proyecto ya que se dividirá en diferentes partes o sectores, según el conocimiento y experiencia de cada integrante, para que cada ingeniero sepa la parte del proyecto que tiene que realizar.

Como se ha dicho en la práctica anterior, todo el equipo se reunirá cada tarde, para poner en común todos los problemas y dudas con las que estén tratando en la realización del proyecto, para que entre todos surjan las mejores soluciones.

Una vez acabado y revisado el proyecto el jefe de proyecto y el gerente se citarán con el cliente para hacer la entrega del proyecto, como ya se ha dicho anteriormente

En el caso que sea la participación en un concurso y en la entrega del proyecto se requiera una presentación del proyecto, el jefe de proyecto y el gerente deberán prepararse la presentación y acudir al lugar donde les hayan citado para presentar el proyecto

- Gerente: se encargará de explicar a todo el equipo de que trata el proyecto a realizar, para que entre todos elijan al jefe de equipo.

Estará presente en todas las reuniones para dar soluciones, estar al corriente del trabajo que se está realizando y al mismo tiempo verificar el cumplimiento de los plazos de entrega del proyecto.

El gerente también deberá obtener el precio final del proyecto que se está realizando, consultando específicamente el coste económico de cada parte que haya realizado cada ingeniero.

Finalmente, el gerente tendrá que presentar el proyecto junto al jefe de proyecto ante el cliente o en el concurso si se diese el caso.

En el caso que surja alguna alegación al proyecto por parte del cliente o la empresa que ofrece el concurso, el gerente deberá comunicar al resto del equipo los cambios que se tendrán que realizar.

3.- Orientación a los resultados:

Nuestra empresa sigue la filosofía de “Don´t work harder, work smarter” (“No trabaje más duro, trabaje más inteligentemente”). Nuestro equipo tiene la función de resolver problemas a nuestros clientes, es decir encontrar una solución para cada caso en concreto, sin tener relevancia en las técnicas y procesos desarrollados. Esto no quiere decir que no sean importantes, sino que varían en cada caso, por lo tanto no esta fijadas estrictamente sino que dependen del criterio del trabajador.

4.- Orientación hacia las personas:

Todas las ideas o cada parte del proyecto que realicen cada uno de los ingenieros, se habrán discutido en las reuniones vespertinas, y en el caso de que en alguna parte del trabajo, el cliente haya encontrado un error, ese error deberá resolverse lo antes posible. Se estudiará porque se produjo esté error y todo el equipo deberá conocer el error, no al ingeniero que lo cometió, para que no se vuelva  a cometer un error similar.

Los resultados obtenidos serán del equipo en conjunto y tanto sean favorables como desfavorables, el equipo deberá asumir las consecuencias. En ningún caso se pondrá en duda el trabajo del ingeniero que haya cometido un error en alguna parte del proyecto.

Si se da el caso en que un ingeniero obtiene una solución brillante en su parte del trabajo realizado a partir de una idea arriesgada, se pondrá en común para que el resto del equipo conozca esta idea, y de esta manera poder animar al resto del equipo a que puedan arriesgarse en los futuros proyecto para obtener los mejores resultados.

5.- Orientación al equipo:

Cuando llegue un proyecto a nuestra empresa, este deberá ser repartido por sectores entre todos los integrantes del equipo de ingenieros.

Las divisiones del proyecto serán de la forma que acuerde el equipo y según convenga. En algunos proyectos será más fácil dividir las tareas y todos trabajaran individualmente y en otros proyectos tendrán muchas partes en común en las que deberán realizar la mayor parte del proyecto en grupos reducidos.

Sea el caso que sea, surgirán sinergias ya que en las reuniones de cada tarde se reunirán para poner en común todo lo que puedan mejorar, y nunca realizarán su parte del trabajo de forma totalmente individual.

6.- Energía:

Todos los integrantes, siempre que tengan dudas o ideas, deberán expresarlas. El equipo esperará lo mejor de cada uno en la parte que estén realizando, y en la reunión podrán opinar sobre cualquier parte del trabajo que se está realizando y dar lo mejor de si al equipo, ayudando al resto a mejorar el proyecto final.

7.- Estabilidad:

Nuestro objetivo como empresa es crecer, pero de manera proporcionada.

Antes comenzar a crecer, tendremos que trabajar duro varios meses en la búsqueda de clientes, y realizar sus proyectos de la manera más óptima para así dejar una buena impresión y poder tener una buena cartera de clientes que a través de ellos o de sus contactos puedan mantener con trabajo a nuestro equipo.

Una vez tengamos a nuestro equipo con trabajo garantizado para varios meses, con un grado de unión alto, y un buen ambiente de trabajo, se deberá estudiar el mercado y la competencia. Si vemos que en el mercado ha habido y hay clientes potenciales que han rechazado alguna oferta nuestra, no han requerido nuestro trabajo o no hemos trabajado con ellos porque nuestro equipo ya estaba trabajando en algún otro proyecto, se estudiará la viabilidad económica de la posible creación de otro equipo paralelo, siguiendo el mismo método de trabajo.

Previamente se estudiará si la ofertas de los clientes potenciales que no hemos conseguido obtener, seguían siendo de diversos sectores de la ingeniería o específicas de un sector, y se tendrá en cuenta a la hora de la creación del segundo equipo de ingenieros. En el caso de que todo haga indicar de que se deba crear otro equipo de ingenieros este equipo estará formado por ingenieros de todos los campos o en el caso de que haya un sector en el que haya muchas más ofertas, se decidirá buscar ingenieros específicos en un sector en concreto para cubrir la demanda de estos clientes.

Práctica 1

En esta práctica se diseñará la estructura organizacional de una empresa creada por los ingenieros industriales Fernando Herrero y Adrián Jerez.

La sociedad actual se mueve a una velocidad impresionante. Todos los días aparecen en el mercado productos nuevos, que sustituyen a los ya existentes. Las modas, lo novedoso y las producciones en general, tienen un ciclo de vida muy corto. Esto crea una alta competividad entre los mercados, que si no entras en esta dinámica renovandote constantemente, desapareces. La tecnología avanza a pasos de gigante y hay que aferrarse a ella.

Por esta razón hemos creado la consultoria Optimus Consulting. La función principal de nuestra empresa es la gestión de tecnologia para la innovación y el desarrollo de estrategias de futuro. Entre nuestros clientes, destacan generalmente los emprendedores, y las PYMES.

Logo de Optimus Consulting.

El objetivo principal de la consultoria, será desarrollar la mentalidad innovadora del cliente. A partir de un plan estratégico con visión a largo plazo, donde se incorporará a la empresa los conocimientos científicos y tecnológicos necesarios para mejorar su actividad productiva. Estos cambios incrementarán sus niveles de competividad, eficiencia y serán capaces de ir adaptando su negocio a las nuevas necesidades de la sociedad actual.

Para llevar a cabo el plan estrategico, se realizaran tres etapas. La primera constará en una serie de reuniones con el responsable de la empresa (cliente) y nuestro equipo de ingenieros, en las que se planteará el problema y se definirá el objetivo. Una vez esta el objetivo perfectamente definido, se realizará la segunda etapa dónde se recopila toda la información del sector al que se dedica la empresa. Posteriormente se realiza el plan de marketing y la estructura organizacional más optima. Por último quedaría la puesta en común con la empresa, trabajadores, director...etc.

El lugar de trabajo es un piso situado en Barcelona, en la calle Paseo de Gracia. Hemos escojido la capital catalana por varios motivos, comunicación, por el potencial de clientes y por la cantidad de empresas que pueden ayudarnos a externalizar alguna parte de nuestro proyecto que estan cerca de nosotros. Concretamente estamos situados en el nº 70, tocando con el Hotel Majestic. Un piso dúplex de aproximadamente 1200m², aqui trabajan los 7 ingenieros y un arquitecto, dos administrativos y el gerente.

Situación de la sede de Optimus Consulting, en Pg. de Gràcia, nº70, Barcelona

El perfil de los trabajadores es joven, entre 23 y 30 años, excepto el gerente que es un directivo de 45 años con 10 años de experiencia como directivo. Los ingenieros son cinco de ellos industriales superiores con especializaciones en organizacion industrial, construccion, electrico, termoenergético y mecánico. Otro ingeniero de telecomunicaciones, ingeniero de puentes y caminos y por último un ingeniero infórmatico. Todos ellos han acabado este año sus estudios y han tenido que pasar una serie de pruebas que la misma empresa ha pensado especificamente para ellos. Las pruebas consistían básicamente en la resolución de problemas simulados de la vida real, donde se valoraban sus dotes comprensión, rapidez en la toma de decisiones, creatividad en el modo de resolver cada situación, la motivación y el entusiasmo. Todas estas pruebas han sido supervisadas por un equipo de psicologos especializados en entrevistas de trabajo de directivos de empresa. Y la persona que se encargará de gestionar este equipo de professionales, será un Doctor ingeniero industrial con un máster en gestión empresarial y con experiencia más que suficiente en trabajos de equipo.

Ahora vamos a entrar más en detalle en la estructura organizacional de Optimus Consulting:

Especialización del trabajo:

Solo existen tres divisiones de trabajo, administración, equipo de ingenieros y el gerente. La responsabilidad del conjunto de trabajadores es propia del gerente.

Los administrativos se encargan de relacionarse con los clientes via telefono, email, de concertar las citas y han de comunicar al gerente cualquier aspecto importante en el desarrollo de cada trabajo. Los ingenieros son los encargados de realizar los diferentes proyectos a los que se dedica la empresa. El gerente se encargará de dividir las tareas entre los ingenieros como el decida que es más conveniente, este proceso se realizará en una reunión. En esta reunión cada persona puede dar su opinión sobre si la parte que se le ha asignado esta dentro de sus capacidades o cree que estaría más cómodo con otro aspecto. Todo es discutible en las reuniones. Una vez las tareas estan subdividas el gerente se encargará de supervisar y ayudar en la puesta en común de todo el trabajo.

Los aspectos de marketing y gestoría serán externalizados, ya que creemos que es un aspecto que tienen que llevar a cabo profesionales especializados. Y en la toma de decisiones trascendentes de estos aspectos se pondrán en contacto con el gerente, para que el gerente este al tanto de esta parte del trabajo externalizado que está llevando estas empresas de marketing y gestión.

Departamentalización:

La departamentalización será por producto, si entendemos por producto cada trabajo que nos encarguen nuestros clientes. Todo el equipo trabaja en el desempeño del producto, ya que cada una de las actividades que realizen los trabajadores estarán relacionadas directamente con el proyecto en el cual estará trabajando la empresa. De esta manera solo se necesita un único supervisor para cada proyecto que será el gerente.

Cadena de mando:

El gerente es el responsable directo de las decisiones tomadas por su equipo. Y el gerente conoce los detalles de los proyectos y decisiones que hayan llevado a cabo el equipo de ingenieros, para que en la reuniones con el cliente que nos ha encargado e proyecto, el gerente explique y justifique cada una de las decisiones tomadas.

La filosofia de nuestra empresa es crear un ambiente cómodo para trabajar, dónde no existen supervisores que controlen y presionen a los trabajadores. Cada trabajador sabe perfectamente cual es su trabajo y lo que se espera de él. Queremos crear un lugar de trabajo dinámico, dónde fluya la creatividad y el buen feeling entre trabajadores. Sabemos que trabajar presionados por otra persona no es productivo, sino que una persona de verdad rinde cuando este desempeñando un trabajo que le gusta, se le da bien y se siente útil por ello.

Tramos de control:

El gerente tiene un tramo de control de los ocho ingenieros y los dos administrativos, pero el gerente no tiene el peso de jefe, solo se encargará de dividir las tareas entre todos los trabajadores, gestionar a todos los empleados y estar atento al trabajo realizado, ya que es el responsable directo de las decisiones tomadas.
En el ámbito del trabajo y desarrollo de proyecto nuestra empresa es totalmente abierta, no hay tramo de control, cada trabajador sabe en la parte de proyecto que tiene que trabajar y que parte de proyecto están trabajando los compañeros. En caso de conflicto o duda entre dos ingenieros que esten trabajando en partes del proyecto cercanas, se debatira en la reunion diaria que se realiza en la empresa con todo el equipo. De esta manera optimizamos el tiempo y todo el equipo estará al tanto de los problemas que se están encontrando el resto de ingenieros. Entre todos los compañeros se resolverán las dudas o problemas que hayan surgido, siempre con la opinión del gerente que es el que coordina el proyecto.

Los administrativos estarán a disposición de todo el equipo y el gerente.

Centralización y descentralización:

Totalmente descentralizada, una vez esta el problema planteado, los ingenieros poseen libertad absoluta para decidir sobre cuestiones técnicas. El gerente se ha de responsabilizar del criterio seguido por sus ingenieros.

Una vez las tareas estan definidas, entre ingenieros nos gusta fomentar que se ayuden entre ellos, aprovechar las sinergias, seis cabezas piensan mucho mejor que una.

En nuestra empresa la descentralización es un pilar fundamental, ya que nos ayuda a mantener al personal con cierta responsabilidad que los mantiene motivados y con ganas de mejorar día a día.

Formalización:

Es una empresa poco formalizada. No hay unos puestos fijados, ni unas reglas estrictas de como se ha de trabajar. Cada proyecto se plantea de la mejor forma posible. Los puestos administrativos son los más sujetos a la monotonia.

Respecto al horario de trabajo será de 8 a 12:30h y de 15 a 17:30h. Por la tarde basicamente se realizaran reuniones, donde cada componente del equipo expone su parte al resto y se comentan posible sugerencias, mejoras o aspectos en los que hacer más hincapié.